Date d’entrée en vigueur : 27 février
La Fondation Philanthropie Outaouais (« FPO ») est une fondation communautaire dont la mission est de favoriser le développement de la culture philanthropique en Outaouais, de renforcer la capacité de développement des collectivités grâce à des méthodes innovantes et efficaces, de recueillir et partager les connaissances et les besoins des communautés afin de mieux y répondre et d’encourager les initiatives qui permettent à l’Outaouais de réaliser son plein potentiel.
Dans ce contexte, FPO recueille et utilise fréquemment des renseignements personnels afin de recueillir des fonds provenant de particuliers ou d’organismes.
La présente Politique de confidentialité des données personnelles (« Politique ») a pour but de renseigner le public concernant les pratiques de la FPO en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.
Renseignements personnels recueillis
Un renseignement personnel est une information qui, prise seule ou combinée avec d’autres données, permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique ou l’information sensible de l’organisation dans laquelle cette personne œuvre.
Les renseignements personnels recueillis par la FPO sont confidentiels. Ainsi, seules les personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus y ont accès. Ces renseignements seront rendus publics ou communiqués à des tiers en conformité avec les limites établies par la présente politique ou, lors de circonstances exceptionnelles, après avoir obtenu le consentement exprès des personnes concernées.
Le tableau ci-dessous comprend une liste exhaustive des renseignements personnels que la FPO pourrait recueillir ainsi qu’une description quant à la façon dont ces renseignements peuvent être utilisés :
| Activité | Données collectées | Objectif |
| Lors d’une demande de don; | -Identité (nom, prénom) -Titre -Adresse courriel -Contact de l’organisation -Numéro de téléphone -Informations financières : états financiers, numéro de l’ARC, rapports annuels de votre organisation et tout autre document jugé pertinent; -Si votre demande est acceptée : Informations bancaires de l’organisation, le cas échéant, et images (photos fournies par l’organisme) | -Identifier la personne et l’organisme demandeur de don et communiquer avec eux; Traiter la demande -Faire les suivis -Déposer le montant du don dans le compte de l’organisation, le cas échéant -Annoncer et diffuser le don sur nos réseaux sociaux ainsi que sur notre site internet. |
| Lors de l’ouverture d’un fonds de dotation auprès de FPO | -Identité (nom, prénom) -Adresse courriel -Numéro de téléphone -Informations financières pertinentes; | -Identifier la personne et l’organisme demandeur de don et communiquer avec eux; -Traiter la demande -Faire les suivis |
Collecte des renseignements personnels
FPO recueille des renseignements personnels strictement par interaction directe, c’est-à- dire lorsqu’une personne communique directement avec elle pour formuler une demande de don ou de renouvellement de don ou lorsqu’une personne accepte un poste d’administrateur de son conseil d’administration.
Communication des renseignements personnels
La FPO communique vos renseignements personnels à des tiers dans les circonstances suivantes:
- à ses fournisseurs qui l’aident à accomplir les objectifs pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis;
- pour respecter les obligations qui lui incombent en vertu d’une loi ou d’un règlement, d’une enquête menée par une autorité gouvernementale, d’une citation à comparaître ou d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une autre autorité administrative ou gouvernementale;
- à un organisme chargé de l’application de la loi ou un organisme gouvernemental dans le cadre d’une enquête sur une fraude, réelle ou potentielle, d’une violation d’une loi, d’un règlement ou des conditions d’utilisation des Sites Web, ou pour la protection des droits, de la propriété ou de la sécurité de FPO;
FPO exige de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité des renseignements personnels partagés et qu’ils les traitent conformément à la loi. Les tiers fournisseurs de services ne sont pas autorisés à utiliser les renseignements personnels à leurs propres fins, mais seulement de façon conforme aux directives de FPO.
Mesures de sécurité mises en place
FPO a adopté, et s’engage à maintenir, les plus hauts standards de sécurité pour protéger les renseignements qui lui sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois qu’ils sont reçus.
Des mesures de protection physiques, informatiques et administratives appropriées ont été mises en place pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.
Des mesures ont également été mises en place pour garantir que seules les personnes qui ont accès aux renseignements personnels sont celles qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par FPO sont conservés jusqu’à ce que les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies.
Les renseignements personnels fournis à FPO sont stockés de manière sécurisée, autant dans ses locaux que sur les serveurs de ses fournisseurs de services.
Les renseignements personnels ne seront conservés que tant et aussi longtemps que permis ou nécessaire selon les lois applicables et selon les politiques internes de FPO concernant la rétention des données.
Dans certaines circonstances, FPO peut rendre les renseignements personnels anonymes afin qu’ils ne puissent plus être associés à la personne concernée.
Google Analytics
FPO utilise le service d’analyse Google Analytics pour ses sites Web. Ce service est fourni par Google inc. (ci-après : « Google »). Google Analytics utilise des fichiers témoins et d’autres identifiants uniques, qui sont des identifiants anonymes placés sur votre matériel informatique. Ils aident FPO à analyser votre utilisation des sites Web. Les données recueillies sur le trafic par les fichiers témoins et les autres identifiants uniques concernent notamment votre utilisation des sites Web (y compris votre adresse IP), qui seront transmises et stockées par Google sur des serveurs aux États-Unis. Google est susceptible de communiquer les données recueillies à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsqu’un tiers traite des données pour le compte de Google. Aucune information permettant à Google de vous identifier n’est transmise. Google utilisera les informations recueillies dans l’intention :
▪ D’évaluer votre utilisation des sites Web
▪ De compiler des rapports sur l’activité des sites Web
▪ De fournir d’autres services relatifs à l’activité des sites Web et à l’utilisation d’Internet
Consentement
Toute personne fournissant des renseignements personnels à FPO autorise la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et tel qu’autorisé ou requis par la loi.
Vos droits
Sous réserve de certaines exceptions, comme l’autorise la loi, toute personne dispose des droits suivants relativement à ses renseignements personnels que détient FPO :
A. Droit d’accès : le droit d’accéder à ses renseignements personnels détenus par FPO et de recevoir un compte rendu général de notre utilisation de ces renseignements personnels. Dès réception d’une demande écrite à cet effet, FPO fournit une copie des renseignements personnels à la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues par la loi. En cas de refus, FPO s’engage à indiquer à la personne requérante les motifs au soutien de ce refus.
B. Droit de rectification : droit de demander la rectification des renseignements personnels qui sont erronés ou inexacts. Le cas échéant, ces renseignements personnels rectifiés seront également fournis aux parties auxquelles FPO est autorisée à les communiquer.
C. Droit à l’effacement : droit de demander la suppression ou le retrait des renseignements personnels dans certaines circonstances, par exemple lorsque FPO n’a plus besoin des renseignements personnels pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou lors d’un retrait de consentement. Le cas échéant, FPO prendra, dans la mesure du possible si cela ne nécessite pas un effort disproportionné, les mesures nécessaires afin d’informer les tiers à qui ces renseignements auront été communiqués conformément à la présente politique de l’exercice de ce droit.
D. Votre droit de retirer votre consentement : Toute personne peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par FPO, et ce, à tout moment. Toutefois, suite au retrait d’un consentement, FPO pourrait ne plus être en mesure de continuer à répondre aux demandes de la personne concernée, incluant le traitement des demandes de dons.
Modifications
FPO se réserve le droit de modifier en tout temps la Politique sans préavis. Toute personne pourra la consulter en tout temps sur son site internet. Tout changement important à la Politique fera l’objet d’un avis de mise à jour sur le site internet de FPO ainsi que sur ses réseaux sociaux.
Il est de la responsabilité de toute personne d’examiner régulièrement la Politique et les changements qui y seront éventuellement apportés.
Questions
Toute question concernant les pratiques de FPO en matière de protection de la vie privée, cette Politique, ou pour exercer l’un ou plusieurs des droits qui y sont contenus en lien avec la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels par FPO, peut communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels de FPO aux coordonnées suivantes :
Catia Cemeus
Numéro de téléphone: 1-438-946-4052
Adresse courriel: dg@philanthropieoutaouais.com